Wer im Facility Management oder im Sicherheitsgewerbe tätig ist, weiß: Dokumentation kostet Geld. Was die wenigsten wissen: Wie viel es wirklich kostet.
Die direkte Kostenkomponente: Arbeitszeit
Ein manuell erstellter Einsatzbericht dauert im Durchschnitt 20 bis 30 Minuten. Bei einem Unternehmen mit 100 Berichten pro Monat ergibt sich folgende Rechnung:
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Berichte pro Monat | 100 |
| Zeitaufwand pro Bericht | 20–30 Minuten |
| Gesamtaufwand pro Monat | 33–50 Stunden |
| Tariflohn Objektschutz 2026 (Basis) | 14,92–15,15 €/h |
| Vollkostensatz (inkl. ~21 % Arbeitgeberanteil SV) | ~18–19 €/h |
| Direkte Kosten pro Monat | 594–950 € |
| Direkte Kosten pro Jahr | 7.128–11.400 € |
Die indirekte Kostenkomponente: Fehler und Nachbearbeitung
Manuelle Dokumentation ist fehleranfällig. Wenn 20 Prozent der Berichte Nachbearbeitung erfordern, ergibt sich bei 100 Berichten pro Monat ein zusätzlicher Aufwand von 20 Berichten × 15 Minuten = 5 Stunden pro Monat. Zum Büropersonal-Vollkostensatz von 25 bis 30 Euro pro Stunde sind das 125 bis 150 Euro monatlich.
Die strategische Kostenkomponente: Opportunitätskosten
Jede Stunde, die ein Mitarbeitender mit Dokumentation verbringt, ist eine Stunde, die er nicht für operative Aufgaben zur Verfügung steht. Bei einem Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden summiert sich das auf 9.000 bis 9.500 Euro pro Monat – oder 108.000 bis 114.000 Euro pro Jahr.
Die Compliance-Kostenkomponente: Haftungsrisiken
Fehlerhafte oder unvollständige Dokumentation ist nicht nur ein Qualitätsproblem – sie ist ein Haftungsrisiko. Honorarkürzungen, Vertragsstrafen, verweigerte Versicherungsleistungen und behördliche Sanktionen sind die möglichen Konsequenzen.
Die Gesamtrechnung
| Kostenkomponente | Monatliche Kosten (100 Berichte/Monat) |
|---|---|
| Direkte Arbeitszeit (Berichterstellung) | 594–950 € |
| Fehlerkorrektur und Nachbearbeitung | 125–150 € |
| Opportunitätskosten (10 Mitarbeitende) | 1.800–1.900 € |
| Gesamtkosten (konservative Schätzung) | 2.519–3.000 € / Monat |
| Gesamtkosten pro Jahr | 30.228–36.000 € |
Was Automatisierung einspart
Bei einem Paketpreis von 399 Euro pro Monat für das AVOC Basic-Paket ergibt sich eine monatliche Nettoeinsparung von mindestens 2.120 Euro. Das entspricht einem ROI von über 530 Prozent im ersten Monat.
Fazit
Manuelle Dokumentation ist teurer als sie aussieht. Die Frage ist nicht, ob sich Dokumentationsautomatisierung lohnt. Die Frage ist, wie lange man sich das Nicht-Automatisieren noch leisten kann.
Quellen: BDSW/ver.di Tarifvertrag 2026; BMAS Mindestlohn 2026; Lünendonk-Studie 2025; BewachV